Оформление приема на работу (Зарплата и управление персоналом, редакция 3)

Данная статья написана в интерфейсе "Такси".

Для регистрации факта приема на работу по трудовому договору и оформления приказа о приеме в программе необходимо:

  • зарегистрировать нового сотрудника в справочнике Сотрудники(раздел Кадры – Сотрудники);
  • ввести документ Прием на работу или Прием на работу списком(раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения).

Оформление приема с помощью документа "Прием на работу"

Пример

В состав ООО "Швейная фабрика" входит обособленное подразделение ОП "Север", выделенное на отдельный баланс. Обособленное подразделение расположено в районе Крайнего Севера, где Правительством РФ установлен районный коэффициент 1,4 к заработной плате. С 02.02.2015 в ОП "Север" на территорию "Месторождение 1" на должность специалиста в отдел "Администрация" принимается на работу Зубкова И.П. Сотруднице устанавливается повременная форма оплаты труда (исходя из месячного оклада пропорционально отработанным дням). Размер оклада составляет 30 000 руб. в месяц. Испытательный срок составляет 1 месяц. График работы - пятидневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.

Для регистрации нового сотрудника в программе откройте справочник Сотрудники.

  1. Раздел Кадры – Сотрудники.
  2. Нажмите на кнопку Создать.
  3. В поле Организация укажите организацию (или ее обособленное подразделение), в которую принимается сотрудник (выбором из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации), если в информационной базе зарегистрировано более одной организации).
  4. В поле ФИО укажите фамилию, имя, отчество сотрудника (в нашем примере – Зубкова Инна Петровна). Если в справочнике Физические лица (раздел Кадры – См. также – Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с таким ФИО, то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица в диалоге Найден человек с похожим именем, нажав на кнопку Да, это тот, кто мне нужен (например, при приеме на работу по внутреннему совместительству). Если данные по сотруднику ранее не были зарегистрированы в программе, а в диалоге показан однофамилец, нажмите на кнопку Нет, это – другой человек.

5. Заполните основные личные данные сотрудника: дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, если эти данные ранее не были зарегистрированы.

6. Далее нажмите на кнопку Оформить документ – Прием на работу либо на ссылку Принять на работу. При этом информационная система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике Сотрудники(Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?). Нажмите на кнопку Да. При этом в информационной базе автоматически будет:

  • присвоен табельный номер сотруднику. По умолчанию предлагается следующий по порядку свободный табельный номер, который при необходимости может быть изменен;
  • запись в справочнике Физические лица (основные личные данные сотрудника, кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного в справочнике Физические лицафизического лица);
  • запись о сотруднике в справочнике Сотрудники.

7. Далее заполните документ Прием на работу:

  • в поле Организация указывается организация (или ее обособленное подразделение), в которую принимается сотрудник, из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации), если в информационной базе зарегистрировано более одной организации.
  • в поле Дата укажите дату приказа о приеме на работу. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ о приеме на работу объявляется сотруднику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Например, при вводе документа 02.04.2015 и указании даты приема 30.03.2015, дата документа будет автоматически изменена на 01.04.2015;
  • поле Номер будет заполнено автоматически в момент записи документа. Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы приказа о приеме по унифицированной форме № Т-1 и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме № Т-2.
  • поле Сотрудник заполняется значением по умолчанию из справочника Сотрудники.

8. На закладке Главное:

  • в поле Подразделение выберите структурное подразделение, в которое производится прием сотрудника;
  • в поле Территория выберите территорию из одноименного справочника (раздел Настройка – Предприятие – Территории), на которую принимается сотрудник. Данное поле появляется, если в настройке учетной политики организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика) в разделе Краткосрочные изменения условий труда установлен флажок Использовать обособленные территории. Специфика работы некоторых предприятий предполагает выполнение сотрудниками работ на различных территориях (удаленные офисы или участки, вахтовые поселки, морские суда, скважины и др.). При этом территории могут быть как постоянными для сотрудника, так и меняться с некоторой периодичностью (даже в пределах рабочего дня). От территории может зависеть, например, расчет страховых взносов (как дополнительных, так и основных), страховой стаж для отчетности в ПФР, права на отпуска, учет НДФЛ для уплаты в различные ИФНС, оплата труда: районный коэффициент, северная надбавка, надбавка за вредность и др. При использовании обособленных территорий появляется возможность описать территории, работу на которых требуется отличать с той или иной целью. При этом структура территорий не связывается со структурой подразделений, территории описывают в отдельном справочнике. Аналогично карточке подразделения в карточке территории указываются ее особенности, которые будут влиять на расчет и учет для работающих на этой территории;
  • в поле Должность выберите должность принимаемого сотрудника из списка позиций штатного расписания справочника Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание – Штатное расписание), если в настройках программы подключена возможность ведения штатного расписания, или из справочника Должности (раздел Настройка – Предприятие – Должности), если в настройках программы не подключена возможность ведения штатного расписания;
  • в поле Дата приема укажите дату приема сотрудника на работу. С указанной даты сотруднику будут производиться назначенные при приеме начисления, отсчитываться стаж. Т.е. эта дата является датой, с которой сотрудник фактически приступил к работе;
  • в поле Испыт. срок (мес.) укажите количество месяцев испытательного срока, если сотрудник принимается на работу с испытательным сроком. Продолжительность испытательного срока вводится в программу только для указания в печатной форме приказа о приеме по форме № Т-1, также она доступна для анализа в отчетах по сотрудникам. Согласно ст. 70 ТК РФ испытательный срок для большинства сотрудников не может превышать трех месяцев, а для некоторых категорий – не более шести. При заключении срочного договора на срок от 2 до 6 месяцев – не более двух недель. ;
  • в поле График работы выберите график рабочего времени сотрудника . Если в настройках программы подключена возможность ведения штатного расписания, то данное поле заполняется автоматически согласно позиции штатного расписания, но при необходимости график может быть изменен в документе приема на работу.
  • в поле Колич. ставок укажите количество занимаемых ставок сотрудником. Данное поле появляется в документе, если в настройках параметров кадрового учета установлен флажок Используется работа по неполной ставке. Данный флажок позволяет предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях в организации;
  • поле ФОТ заполняется автоматически из списка позиций штатного расписания справочника Штатное расписание, если в настройках программы подключена возможность ведения штатного расписания, или при заполнении табличной части закладки Оплата труда, если в настройках программы не подключена возможность ведения штатного расписания;
  • в поле Вид занятости выберите из предложенного перечня вид занятости – Основное место работыВнешнее совместительствоВнутреннее совместительство. При этом вид занятости может определиться автоматически по уже имеющимся в программе данным о другом рабочем месте этого человека. Вид занятости сотрудника в дальнейшем может играть роль при оформлении отпусков, пособий;
  • в поле Разряд (категория) укажите разряд (категорию) принимаемого сотрудника. Если при настройке параметров расчета зарплаты выбрана возможность использования тарифных групп (установлен флажок Используются тарифные группы), то помимо должности для сотрудника может указываться его фактический разряд (категория) согласно тарифной группе, указанной для должности (или позиции штатного расписания). Если для сотрудника указан разряд (категория), то он будет выводиться в печатные формы и отчеты по этому сотруднику и условия оплаты труда (начисления) в этом документе будут заполнены с учетом тарифа, утвержденного по этому разряду (категории);
  • нажав на ссылку Редактировать, откроется форма для редактирования права на отпуск. В этой форме индивидуально для каждого сотрудника можно задать вид ежегодного отпуска из справочника Виды отпусков, а также количество дней отпуска. По умолчанию для каждого сотрудника указывается вид отпуска – Основной, количество дней – 28. Если в программе подключена возможность ведения штатного расписания, то форма заполняется видами отпусков и годовым количеством дней отпуска каждого вида согласно позиции штатного расписания, но могут быть изменены непосредственно в документе. Также в форме отражается вид отпуска и количество дней отпуска, указанного в справочнике Территории.

9. На закладке Оплата труда:

  • в табличной части раздела Начисления задается список плановых начислений для принимаемого на работу сотрудника и значения показателей для их расчета. Если в программе ведется штатное расписание, то список начислений и их размеры заполняются автоматически согласно позиции штатного расписания, но могут быть изменены непосредственно в документе. Если не ведется штатное расписание, тогда табличную часть раздела Начисления заполните вручную по кнопке Добавить;
  • в разделе Доп. тарифы, коэффициенты можно указать дополнительные начисления, отличные от основной ставки (дополнительные тарифные ставки, которые впоследствии могут использоваться в каких-либо расчетах для этого сотрудника, например, при оплате по другому тарифу времени ремонта автомобиля для водителей). Если в программе ведется штатное расписание, то список доп. тарифов, коэффициентов и их значения заполняются автоматически согласно позиции штатного расписания, но могут быть изменены непосредственно в документе. Если не ведется штатное расписание, тогда данный раздел заполните вручную по кнопке Добавить;
  • в поле ФОТ автоматически подсчитывается фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ). В нашем примере ФОТ подсчитывается с учетом районного коэффициента;
  • в поле Районный коэфф. указывается значение районного коэффициента, который применяется в организации или обособленном подразделении. Данное поле появляется в документе, если в карточке организации или обособленного подразделения указано, что применяется районный коэффициент. Районный коэффициент, установленный по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения, указывается в справочнике Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка Основные сведения – поле Районный коэффициент (федеральный), если подразделение выделено на отдельный баланс (как в нашем примере), в справочнике Подразделения (раздел Настройка – Предприятие – Подразделения), если подразделение не выделено на отдельный баланс. Также районный коэффициент можно указать в справочнике Территории (раздел Настройка – Предприятие – Территории). При необходимости районный коэффициент может быть изменен вручную прямо в документе;
  • в поле Северная надбавка укажите размер северной надбавки в зависимости от его "северного" стажа. Данное поле появляется в документе, если в карточке организации или обособленного подразделения указано, что применяется северная надбавка. Страховой стаж сотрудника подсчитывается автоматически и указывается в документе в виде ссылки. Стаж работы на Севере у предыдущих работодателей указывается в личных данных сотрудника (раздел Кадры - Сотрудники - ссылка Трудовая деятельность либо раздел Кадры - См. также - Физические лица - ссылка Трудовая деятельность). Если данные о стаже не введены, то отсчет стажа ведется с даты приема на работу сотрудника в данную организацию. Ввести данные о стаже сотрудника можно непосредственно из документа Прием на работу нажав на ссылку Стаж не задан и введенный стаж будет использоваться для расчета всех далее вводимых документов по сотруднику;
  • в поле Аванс выберите способ расчета аванса из предложенного перечня: Фиксированной суммойПроцентом от тарифаРасчетом за первую половину месяца. По умолчанию указывается Расчетом за первую половину месяца. При выборе способа расчета аванса Фиксированной суммой и Процентом от тарифа укажите фиксированную сумму аванса или процент от тарифа (по умолчанию указывается 40%);
  • в поле Порядок пересчета выберите порядок пересчета месячной тарифной ставки (должностного оклада) в часовую ставку для оплаты сверхурочных часов работы, работы в выходные и праздничные дни (и в других аналогичных случаях). По умолчанию указывается порядок перерасчета который установлен в настройках параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты).

10. На закладке Трудовой договор:

  • в полях Договор № и от укажите номер и дату заключенного с сотрудником трудового договора в соответствующих полях. Номер и дата трудового договора используются при формировании печатных форм приказа о приеме по форме № Т-1, трудового договора и в качестве реквизитов трудового договора в личной карточке по форме № Т-2;
  • установите флажок Срочный трудовой договор до и укажите дату окончания договора, если договор срочный. Дата окончания договора отражается в печатной форме трудового договора. Договор может быть оформлен как на определенный (срочный), так и неопределенный срок (бессрочный). Если в трудовом договоре не указан срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок;
  • в поле Основание срочного договора выберите основание срочного договора из справочника Основания заключения срочных трудовых договоров;
  • в поле Срок заключения договора при необходимости укажите срок заключения договора;
  • поле Условия приема заполняется автоматически;
  • в полях Иные условия и Оборудование рабочего места при необходимости можно указать дополнительную информацию об условиях договора, связанные со спецификой работы и в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности;
  • в поле Основание представителя укажите при необходимости на основании каких документов лицо, представляющее работодателя в его отсутствие или по каким-либо другим причинам, может подписывать трудовой договор (например, доверенность).

11. На закладке Дополнительно указываются дополнительные сведения (поля Разрешение на работуРазрешение на проживаниеУсловия оказание медпомощи) для отражения их в трудовом договоре, если принимаемый сотрудник является иностранным гражданином или лицом без гражданства. Данная закладка появляется при приеме на работу иностранного гражданина (определяется статус застрахованного лица, отличного от Граждане РФ).

12. Поля Руководитель и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа.

13. Поле Ответственный заполняется по умолчанию – значение из настроек текущего пользователя.

14. Далее нажмите на кнопку Провести.

По кнопке Печать можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по форме  Т-1. В программе есть некоторые особенности формирования печатной формы приказа, которые могут быть заданы в настройке печатных форм (раздел Настройка – Настройки печатных форм).

Кроме того, по кнопке Печать можно сформировать и вывести на печать трудовой договор с сотрудником (обычный) и трудовой договор при дистанционной работе. Если сотрудник – иностранец, то в трудовом договоре отражаются сведения о разрешении на работу, о проживании, условиях оказания медицинской помощи.

15. Для автоматического заполнения реквизитов в печатной форме трудового договора необходимо, чтобы в справочник Сотрудники были внесены паспортные данные и другая информация сотрудника. Вызвать форму для ввода этих данных можно из карточки сотрудника с помощью ссылки Личные данные. Заполните данные сотрудника – место рождения, гражданство, документ, удостоверяющий личность, адрес проживания, телефон домашний, рабочий, адрес по прописке, дата регистрации, адрес места проживания, адрес для информирования. Для сохранения введенных данных нажмите на кнопку ОК. Затем последовательно заполните персональные данные сотрудника по ссылкам Воинский учет (данная ссылка появляется, если в настройке параметров кадрового учета установлен флажок Ведется воинский учет (раздел Настройка – Кадровый учет), Образование, квалификацияСемьяТрудовая деятельность и т.д.

16. Далее при необходимости нажмите на ссылку Страхование и уточните статус застрахованного лица (по умолчанию предлагается – Граждане РФ). Для иностранных физических лиц указывается статус лица в соответствии с представленными документами и указывается дата, начиная с которой действуют сведения о страховом статусе. При необходимости заполните сведения об инвалидности сотрудника и о предоставлении ему льготы при начислении пособий, если застрахованное лицо относится к категории граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы или проживающих в населенных пунктах, подвергшихся радиоактивному загрязнению вследствие аварии в 1957 г. на производственном объединении "Маяк" и т.д. Статус застрахованного лица и сведения об инвалидности влияют на расчет страховых взносов. Для сохранения введенных данных нажмите на кнопку ОК.

17. Далее нажмите на ссылку Налог на доходы и введите при необходимости – заявление на стандартные вычеты, уведомление о праве на имущественный вычет, доходы с предыдущего места работы. Уточните статус налогоплательщика (сотрудника) и дату установления статуса налогоплательщика. По умолчанию для каждого сотрудника установлен статус Резидент. Стандартные и имущественные вычеты, а также статус налогоплательщика влияют на расчет НДФЛ. Для сохранения введенных данных нажмите на кнопку ОК.

18. При необходимости нажмите на ссылку Выплаты, учет затрат и заполните данную форму. По умолчанию переключатель устанавливается в поле Как всем – Через кассу. В разделе Бухгалтерский учет зарплаты укажите способ отражения начислений по сотруднику в бухгалтерском учете, если он отличается от учета в организации в целом. Для сохранения введенных данных нажмите на кнопку ОК.

19. После заполнения все необходимых данных по сотруднику нажмите на кнопку Записать и закрыть. Вышеперечисленные данные будут сохранены и в справочнике Физические лица (раздел Кадры – См. также – Физические лица).

Для оформления в программе приема на работу всех сотрудников, которые уже работают на предприятии на момент начала использования программы, предназначен специальный документ Данные на начало эксплуатации(раздел Кадры – См. также – Данные на начало эксплуатации).

При большом количестве сотрудников может возникнуть необходимость различать их по тем или иным признакам. Такое разделение удобно как для визуального восприятия списка сотрудников, так и при оформлении списочных документов или построении аналитических отчетов только по определенным сотрудникам. В релизе 3.0.22 (в дополнение к уже имеющимся в программе возможностям) реализована возможность создания произвольных групп сотрудников. При этом:

  • одного сотрудника можно отнести сразу к нескольким группам;
  • можно настроить автоматическое отнесение сотрудников к группе по заданным условиям.

Группы сотрудников описываются в справочнике Группы сотрудников (раздел Настройка – Предприятие – Группы сотрудников).

Можно создать группы не только для ручного внесения сотрудников, но и с автоматическим заполнением. Для этого достаточно установить флажок и настроить условия, по которым сотрудники будут относиться к этой группе. Отбор настраивается так же, как в аналитических отчетах.

Оцените материал
(2 голосов)

Поделитесь своим мнением о статье

ОБО МНЕ

Индивидуальный предприниматель.

Работаю только удаленно, в офис не выезжаю.