Учет рабочего времени методом сплошной регистрации (Зарплата и управление персоналом, редакция 2.5)

Для учета фактического использования рабочего времени программа поддерживает две методики:

  • метод "отклонений", при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы);
  • метод "сплошной регистрации", при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

Плановое рабочее время фиксируется в графиках работы предприятия, которые назначаются сотрудникам при приеме на работу или при кадровом перемещении. Графики работы предприятия описываются в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы). В программе имеется возможность описывать произвольное количество самых разнообразных графиков работы: для пятидневной или шестидневной рабочей недели, сменного режима работы, для нормального, неполного или сокращенного рабочего времени.

Помимо общего графика, сотруднику может быть введен оперативный индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа Ввод индивидуальных графиков работы организации (меню Расчет зарплаты по организациям - Ввод индивидуальных графиков работы).

Отклонения от графика работы по причине неявок фактически регистрируются в двух подсистемах: кадрового учета и расчета заработной платы (в подсистеме кадрового учета регистрируются периоды отсутствия сотрудников, а в подсистеме расчета зарплаты производятся начисления за время отсутствия). При этом основными данными для целей учета рабочего времени являются данные подсистемы расчета зарплаты. Данные кадровой подсистемы учета невыходов являются вспомогательными, они используются только для оперативного учета времени за текущий месяц и не учитываются при расчете фактически отработанного времени. Отклонения от графика работы по причине, например, сверхурочной работы регистрируются только в подсистеме расчета зарплаты.

Для целей учета использования времени в подсистеме расчета зарплаты производится настройка учета времени по начислениям. Для видов начислений, время по которым должно отражаться в табеле учета рабочего времени, устанавливается вид учета времени (например, Начисление за работу полную смену в пределах нормы времениНеотработанные полные смены, а также командировки) и присваивается вид времени по классификатору использования рабочего времени. Для начислений за отработанное в пределах нормы времени указываются также вытесняющие их начисления, т.е. начисления, которые вытесняют (перекрывают) данное начисление на период их действия. Например, для оплаты по окладу вытесняющими являются начисления за время отпуска, командировки, болезни и т.п. Вытесняющие начисления указываются и для некоторых видов начислений за неотработанное время, например, для оплаты за время ежегодного отпуска вытесняющими будут являться начисления за периоды болезни. Для видов начислений, включенных в поставку программы, настройки, необходимые для учета времени, уже выполнены.

В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам, нежели неявки и сверхурочная работа (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа Табель учета рабочего времени (меню Расчет зарплаты по организациям - Ввод табелей учета рабочего времени). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельный наряд на выполненные работы (меню Расчет зарплаты по организациям - Первичные документы - Сдельный наряд на выполненные работы).

Организация учета рабочего времени методом "отклонений"

Для учета рабочего времени в программе используется метод "отклонений", при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок, сверхурочной работы и т.п.).

Рассмотрим пример учета фактически отработанного времени методом "отклонений":

  • Учет фактически отработанного времени методом сплошной регистрации

Для учета рабочего времени в программе используется метод "сплошной регистрации", при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

Пример

В ЗАО "Швейная фабрика" принят на работу Перов С.И. на должность администратора с окладом 20 000 руб. пропорционально отработанным часам и доплатой за работу в ночные часы в размере 30 процентов часовой тарифной ставки. Для администраторов в организации установлен следующий режим работы: 1 день - рабочий с продолжительностью смены 12 часов, 2 дня - выходные.

В июне 2014 г. по своему графику работы Перов С.И. должен был отработать 10 рабочих смен: 3, 6, 9, 12, 15, 18, 21, 24, 27, 30 июня. Но в связи с болезнью другого администратора (с 26 июня 2014 г.) сотрудник отработал в июне 11 рабочих смен: 3, 6, 9, 12, 15, 18, 21, 24, 26, 28, 30 июня.

Необходимо определить фактически отработанное время сотрудником за июнь 2014 г.

  1. Для установленного режима работы для администраторов в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы) должны быть введены соответствующие графики работы (сутки через двое, 12-тичасовая рабочая смена).

2. График работы назначается сотруднику при приеме на работу в документе Прием на работу в организацию (меню Кадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию) на закладке Сотрудники. При назначении сотруднику графика работы необходимо указать график, соответствующий фактическому режиму работы сотрудника.

3. В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа Табель учета рабочего времени (меню Расчет зарплаты по организациям - Ввод табелей учета рабочего времени). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельный наряд на выполненные работы (меню Расчет зарплаты по организациям - Первичные документы - Сдельный наряд на выполненные работы).

В нашем примере по факту оказывается, что график работы с 26 июня 2014 г. не соблюдался: сотрудник работал в другие смены. Фактически отработанное сотрудником за месяц время регистрируется с помощью документа Табель учета рабочего времени. Сотрудник отработал 11 смен по 12 часов (132 часа, из них 88 - ночных).

4. Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты (меню Расчет зарплаты по организациям - Начисление зарплаты сотрудникам):

  1. Для заполнения документа Начисление зарплаты используйте кнопку Заполнить.
  2. Для полного расчета документа используйте кнопку Рассчитать - Рассчитать (полный расчет).
  3. При автоматическом заполнении документа в табличную часть на закладке Основные начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты фактически отработанное им время определяется по табелю, т.е. на основании данных, зафиксированных документом Табель учета рабочего времени и с учетом зарегистрированных отклонений. В июне сотрудник отработал 11 смен по 12 часов (132 часа (при норме 120 часов), из них 88 - ночных).

Оплата по окладу равна: 20 000 руб. / 120 часов * 132 часа = 22 000 руб.

Доплата за ночные часы равна: 20 000 руб. / 120 часов * 30% * 88 часов = 4 400 руб.

 

Оцените материал
(2 голосов)

Поделитесь своим мнением о статье

ОБО МНЕ

Индивидуальный предприниматель.

Работаю только удаленно, в офис не выезжаю.

Последние комментарии