Учет рабочего времени с использованием индивидуального графика (Зарплата и управление персоналом, редакция 2.5)

Для учета фактического использования рабочего времени программа поддерживает две методики:

  • метод "отклонений", при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы);
  • метод "сплошной регистрации", при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

Плановое рабочее время фиксируется в графиках работы предприятия, которые назначаются сотрудникам при приеме на работу или при кадровом перемещении. Графики работы предприятия описываются в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы). В программе имеется возможность описывать произвольное количество самых разнообразных графиков работы: для пятидневной или шестидневной рабочей недели, сменного режима работы, для нормального, неполного или сокращенного рабочего времени.

Помимо общего графика, сотруднику может быть введен оперативный индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа Ввод индивидуальных графиков работы организации (меню Расчет зарплаты по организациям - Ввод индивидуальных графиков работы).

Отклонения от графика работы по причине неявок фактически регистрируются в двух подсистемах: кадрового учета и расчета заработной платы (в подсистеме кадрового учета регистрируются периоды отсутствия сотрудников, а в подсистеме расчета зарплаты производятся начисления за время отсутствия). При этом основными данными для целей учета рабочего времени являются данные подсистемы расчета зарплаты. Данные кадровой подсистемы учета невыходов являются вспомогательными, они используются только для оперативного учета времени за текущий месяц и не учитываются при расчете фактически отработанного времени. Отклонения от графика работы по причине, например, сверхурочной работы регистрируются только в подсистеме расчета зарплаты.

Для целей учета использования времени в подсистеме расчета зарплаты производится настройка учета времени по начислениям. Для видов начислений, время по которым должно отражаться в табеле учета рабочего времени, устанавливается вид учета времени (например, Начисление за работу полную смену в пределах нормы времениНеотработанные полные смены, а также командировки) и присваивается вид времени по классификатору использования рабочего времени. Для начислений за отработанное в пределах нормы времени указываются также вытесняющие их начисления, т.е. начисления, которые вытесняют (перекрывают) данное начисление на период их действия. Например, для оплаты по окладу вытесняющими являются начисления за время отпуска, командировки, болезни и т.п. Вытесняющие начисления указываются и для некоторых видов начислений за неотработанное время, например, для оплаты за время ежегодного отпуска вытесняющими будут являться начисления за периоды болезни. Для видов начислений, включенных в поставку программы, настройки, необходимые для учета времени, уже выполнены.

В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам, нежели неявки и сверхурочная работа (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа Табель учета рабочего времени (меню Расчет зарплаты по организациям - Ввод табелей учета рабочего времени). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельный наряд на выполненные работы (меню Расчет зарплаты по организациям - Первичные документы - Сдельный наряд на выполненные работы).

Организация учета рабочего времени методом "отклонений"

Для учета рабочего времени в программе используется метод "отклонений", при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок, сверхурочной работы и т.п.).

Рассмотрим пример учета фактически отработанного времени методом "отклонений":

  • Учет фактически отработанного времени с использованием индивидуального графика и зарегистрированных отклонений

Пример

В ЗАО "Швейная фабрика" принят на работу сотрудник Перов С.И. на должность администратора с окладом 20 000 руб. пропорционально отработанным часам и доплатой за работу в ночные часы в размере 30 процентов часовой тарифной ставки. Для администраторов в организации установлен следующий режим работы: 1 день - рабочий с продолжительностью смены 12 часов, 2 дня - выходные.

В апреле 2014 г. по своему графику работы Перов С.И. должен был отработать 10 рабочих смен: 1, 4, 7, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28 апреля. В связи с отпуском другого администратора для Перова С.И. на апрель был запланирован другой график работы: 1, 5, 8, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28 апреля. С 28 апреля сотрудник заболел, о чем сообщил по телефону.

Необходимо определить фактически отработанное время сотрудником за апрель 2014 г.

  1. Для установленного режима работы для администраторов в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы) должны быть введены соответствующие графики работы (12-часовая смена, в том числе 8 ночных часов; режим работы сутки через двое).

2. График работы назначается сотруднику при приеме на работу в документе Прием на работу в организацию (меню Кадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию) на закладке Сотрудники. При назначении сотруднику графика работы необходимо указать график, соответствующий фактическому режиму работы сотрудника.

3. Согласно условию нашего примера в связи с отпуском другого администратора для Перова С.И. на апрель был запланирован другой график работы: 1, 5, 8, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28, всего 10 рабочих смен. Поэтому необходимо составить индивидуальный график работы сотрудника на апрель месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа Ввод индивидуальных графиков работы организации(меню Расчет зарплаты по организациям - Ввод индивидуальных графиков работы организации).

4. С 28 апреля 2014 г. сотрудник заболел, о чем сообщил по телефону. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа в подсистеме кадрового учетаНеявки и болезни организаций (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Неявки и болезни организаций). Документ Неявки и болезни организацийрегистрирует факт отсутствия сотрудника только для целей кадрового учета занятости персонала, на расчет зарплаты этот документ влияния не оказывает. В документе укажите дату начала отсутствия сотрудника на работе и выберите состояние Отсутствует по невыясненной причине (т.к. сотрудник листок временной нетрудоспособности еще не предоставил).

Для корректного расчета зарплаты за апрель отсутствие сотрудника с 28.04.2014 по 30.04.2014 нужно зарегистрировать и в подсистеме расчета зарплаты документом Невыходы в организациях (меню Расчет зарплаты по организациям - Неявки - Невыходы в организациях) по виду невыхода Отсутствие по невыясненной причине, в документе вручную укажите дату окончания невыхода. Документ Невыходы в организациях может быть создан и на основании кадрового документа Неявки и болезни организаций.

5. Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты (меню Расчет зарплаты по организациям - Начисление зарплаты сотрудникам):

  1. Для заполнения документа Начисление зарплаты используйте кнопку Заполнить.
  2. Для полного расчета документа используйте кнопку Рассчитать - Рассчитать (полный расчет).
  3. При автоматическом заполнении документа в табличную часть на закладке Основные начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты автоматически определяется фактически отработанное сотрудником время, за которое ему начисляется оплата.

Т.к. на апрель по сотруднику введен индивидуальный график работы, то отработанное им время определяется именно по этому графику и с учетом зарегистрированных отклонений (отсутствие по невыясненной причине с 28.04.2014 по 30.04.2014). На период с 01.04.2014 по 27.04.2014 по индивидуальному графику сотрудника приходится 9 рабочих смен по 12 часов. В апреле сотрудник отработал 108 часов при норме 120 часов. Также он отработал 72 ночных часа.

Оплата по окладу равна: 20 000 руб. / 120 часов * 108 часов = 18 000 руб.

Доплата за ночные часы равна: 20 000 руб. / 120 часов * 30% * 72 часа = 3 600 руб.

Фактически отработанное время определяется как количество дней и часов по графику сотрудника, приходящихся на фактический период действия начисления. Фактический период действия начисления формируется с учетом вытеснения начисления другими видами расчетов.

В нашем примере оплата за труд сотруднику производится исходя из оклада пропорционально отработанным часам. Этой форме оплаты труда в программе соответствует вид расчета Оклад по часам (меню Расчет зарплаты по организациям - Настройка расчета зарплаты - Основные начисления организаций). Вид расчета Отсутствие по невыясненной причине является вытесняющим начислением для вида расчета Оклад по часам.

Данные об отработанном сотрудником времени фиксируются в программе в регистре расчета Основные начисления сотрудников организаций (меню Расчет зарплаты по организациям - Результаты начислений - Результаты основных начислений) при проведении документа Начисление зарплаты.

 
Оцените материал
(2 голосов)

Поделитесь своим мнением о статье

ОБО МНЕ

Индивидуальный предприниматель.

Работаю только удаленно, в офис не выезжаю.

Последние комментарии