Оформление приема на работу (Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0)

Для регистрации факта приема на работу по трудовому договору и оформления приказа о приеме в программе необходимо сделать следующее:

  1. Зарегистрировать нового сотрудника в справочнике Сотрудники организаций (меню Кадры - Сотрудники организаций).
  2. Ввести документ Прием на работу (меню Кадры - Прием на работу).

Для оформления приема на работу можно воспользоваться Помощником приема на работу. Он позволяет в пошаговом режиме ввести все необходимые данные о новом сотруднике и по окончании ввода автоматически создать новый элемент в справочнике Сотрудники организаций и ввести документ Прием на работу. А также можно оформить прием на работу без использования Помощника приема на работу. В этом случае прием на работу регистрируется в два этапа: регистрация нового сотрудника и оформление трудового договора, оформление приказа на работу.

Рассмотрим два варианта оформления приема на работу сотрудника:

Прием сотрудника с использованием помощника приема на работу

Пример

С 09.01.2013 в ЗАО "ТФ-Мега" на должность ведущего специалиста в транспортный отдел принимается на работу Воронцов Юрий Зиновьевич. Ему устанавливается повременная форма оплаты труда (исходя из месячного оклада пропорционально отработанным дням). Размер оклада составляет 20 000 рублей в месяц.

Для оформления приема на работу можно воспользоваться Помощником приема на работу. Для использования помощника необходимо, чтобы в настройках пользователя не был установлен флажок Не использовать помощника приема на работу (меню Сервис - Настройки пользователя).

При создании нового сотрудника в справочнике Сотрудники организаций(меню Кадры - Сотрудники организаций) по кнопке "Добавить" автоматически открывается форма Помощника приема на работу. Ввод сведений о новом сотруднике осуществляется "пошагово".

1. На первом шаге Основные данные введите следующие данные о сотруднике:

  • поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которую принимается сотрудник;
  • в поле Таб. номер - табельный номер сотрудника, по умолчанию предлагается следующий по порядку свободный табельный номер, который при необходимости может быть изменен;
  • ФамилияИмяОтчество сотрудника. Если в справочнике Физические лица (меню Кадры - Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с таким Ф.И.О., то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица (в диалоге Список физлиц с похожими данными). Если данные по сотруднику ранее не были зарегистрированы, а в списке показаны однофамильцы, выберите команду Создать новое физлицо;
  • Дата рождения и Пол сотрудника. Если для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного в справочнике Физические лица физического лица (в диалоге Список физлиц с похожими данными) и был осуществлен выбор физического лица по кнопке Выбрать отмеченное в списке), то поля Дата рождения и Ползаполняются автоматически и недоступны для изменения в форме помощника.

2. На втором шаге Кадровая информация введите сведения об условиях и месте работы нового сотрудника:

  • по умолчанию устанавливается флажок Создать приказ о приеме на работу. В этом режиме при завершении работы помощника в информационной системе создается документ приема на работу. Если документ не нужно создавать, то флажок можно снять;
  • установите флажок Вид занятости: основное место работы, совместительство или внутреннее совместительство;
  • укажите подразделение, должность, дату приема на работу сотрудника;
  • введите сведения об оплате труда, назначаемых сотруднику при приеме на работу: укажите основной вид начисления сотрудника и его размер.

3. На третьем шаге Дополнительная информация введите дополнительную информацию о сотруднике: ИНН, номер страхового свидетельства ПФР, процент северной надбавки (если организация или ее территориально обособленное подразделение, в которое принимается сотрудник, расположено в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях), а также - сведения о гражданстве, статусе налогоплательщика, инвалидности, праве на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ и о доходах с предыдущего места работы (вводятся в специальных формах, которые вызываются по гиперссылкам из формы помощника).

Для завершения работы Помощника приема на работу и записи введенных с его помощью данных нажмите кнопку Готово.

При этом в информационной базе автоматически будут созданы:

  • личные данные сотрудника в справочнике Физические лица (кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного в справочнике Физические лица физического лица), которые при необходимости могут быть дополнены (адрес по прописке, паспортные данные и т.д.). Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц осуществляется в форме элемента справочника Физические лица. Открыть форму физического лица можно из справочника Сотрудники или из списка физических лиц;
  • запись о сотруднике в справочнике Сотрудники организаций;
  • документ Прием на работу (документ будет создан, если на втором шаге Помощника не был сброшен флажок Создать приказ о приеме на работу).

Из формы документа Прием на работу можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по форме Т-1 или Т-1а.

Прием на работу без использования помощника приема на работу

Пример

С 09.01.2013 в ЗАО "ТФ-Мега" на должность ведущего специалиста в транспортный отдел принимается на работу Воронцов Юрий Зиновьевич. Ему устанавливается повременная форма оплаты труда (исходя из месячного оклада пропорционально отработанным дням). Размер оклада составляет 20 000 рублей в месяц.

Выполняются следующие действия:

Регистрация нового сотрудника

Оформить прием на работу можно и без использования Помощника приема на работу. Для этого необходимо, чтобы в настройках пользователя был установлен флажок Не использовать помощника приема на работу (меню Сервис - Настройки пользователя).

В справочнике Сотрудники организаций (меню Кадры - Сотрудники организаций) создайте новый элемент, нажав кнопку Добавить. При регистрации сотрудника можно либо одновременно создать новое физическое лицо (установив переключатель Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц), либо выбрать соответствующее сотруднику физическое лицо из справочника Физические лица (установив переключатель Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц). Второй вариант используется, если регистрируется сотрудник, который ранее уже работал на предприятии по другому договору или его личные данные уже были предварительно внесены в справочник Физические лица.

В нашем примере одновременно с регистрацией нового сотрудника создается новое физическое лицо (соответствует положению переключателя Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц в форме нового элемента справочника Сотрудники организаций).

В поле Имя введите фамилию, имя, отчество нового сотрудника. Введите личные данные сотрудника (дата рождения, страховой номер ПФР, пол, ИНН, процент северной надбавки (если организация или ее территориально обособленное подразделение, в которое принимается сотрудник, расположено в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях)) и данные сотрудника, а именно - организацию, в которую принимается сотрудник, вид занятости. Поле Табельный № заполняется по умолчанию следующим по порядку свободным табельным номером, который при необходимости может быть изменен.

При сохранении документа в информационной базе автоматически будут созданы:

  • личные данные сотрудника в справочнике Физические лица (кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного в справочнике Физические лица физического лица), которые при необходимости могут быть дополнены (адрес по прописке, паспортные данные и т.д.). Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц осуществляется в форме элемента справочника Физические лица. Открыть форму физического лица можно из справочника Сотрудники или из списка физических лиц;
  • запись о сотруднике в справочнике Сотрудники организаций.

 

Оформление приказа о приеме на работу

Регистрация факта приема на работу и оформление приказа о приеме на работу производится с помощью документа Прием на работу. Документ можно ввести на одного или нескольких сотрудников сразу.

  1. Меню Кадры - Прием на работу.
  2. Нажмите кнопку "Добавить".
  3. В поле от укажите дату приказа о приеме на работу.
  4. В поле Организация укажите организацию, прием на работу в которую регистрируется (выбором из справочника Организации).
  5. В поле Сотрудник укажите сотрудника, принимаемого на работу, из справочника Сотрудники организаций.
  6. В поле Дата приема укажите дату приема сотрудника на работу.
  7. В реквизите Подразделение укажите структурное подразделение, в которое производится прием сотрудника (из справочника Подразделения организаций).
  8. В реквизите Должность укажите занимаемую должность из справочника Должности организаций.
  9. В разделе Сведения для расчета зарплаты укажите основной вид начисления сотрудника (из плана видов расчета Начисления организаций) и его размер (размер оклада).
  10. Поле Ответственный заполняется по умолчанию - значением из настроек текущего пользователя.

По кнопке Печать можно сформировать печатную форму приказа о приеме на работу Т-1 или Т-1а.

В программе имеется возможность регистрировать прием на работу сразу для группы сотрудников (одним документом Прием на работу) и оформлять приказ о приеме на работу по форме Т-1а (списочная форма).

Для этого при регистрации приема на работу в форме документа Прием на работу необходимо установить флажок Приказ на группу сотрудников. При установке этого флажка в форме документа появляются две закладки с табличными частями: Работники - для ввода списка принимаемых сотрудников, и Начисления- для ввода списка устанавливаемых сотрудникам плановых начислений. Сотрудник выбирается из списка справочника Сотрудники организаций. Колонка табельного номера заполняется автоматически. Заполняется колонка даты приема. В колонке подразделения, должности выбираются значения из соответствующих справочников.

Формирование печатной формы приказа о приеме работников на работу Т-1а производится по кнопке Печать - Форма Т-1а.

Отметим, что принимаемые сотрудники должны быть предварительно зарегистрированы в справочнике Сотрудники организаций. При этом если Помощник приема на работу не используется, то данные сотрудников просто вносятся в справочник сотрудников. Если же используется Помощник приема на работу, то при регистрации сотрудников на втором шаге Помощникаследует сбросить флажок Создать приказ о приеме на работу. Эта опция отключает автоматическое создание документа Прием на работу на каждого регистрируемого сотрудника.

Оцените материал
(2 голосов)

Поделитесь своим мнением о статье

ОБО МНЕ

Индивидуальный предприниматель.

Работаю только удаленно, в офис не выезжаю.

Последние комментарии